Politique de confidentialité

1. Introduction

Routiva (« nous », « notre », « la plateforme ») est une plateforme de gestion de routes et de rendez-vous exploitée à partir de la province de Québec, Canada. Nous nous engageons à protéger la vie privée et les renseignements personnels de tous nos utilisateurs conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi qu'à toute législation applicable.

La présente politique de confidentialité décrit les renseignements personnels que nous recueillons, les fins auxquelles nous les utilisons, les conditions dans lesquelles nous pouvons les communiquer à des tiers et les mesures que nous prenons pour les protéger.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Routiva a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@routiva.com
Adresse : Stoneham-et-Tewkesbury, Québec, Canada

3. Renseignements recueillis

Nous recueillons les catégories de renseignements suivantes :

3.1 Renseignements fournis lors de l'inscription : nom complet, adresse courriel, mot de passe (chiffré et non accessible en clair), nom de l'entreprise, numéro de téléphone et adresse de l'entreprise.

3.2 Renseignements relatifs à vos clients : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et coordonnées de géolocalisation de vos clients, que vous saisissez dans le cadre de l'utilisation de nos services de gestion de rendez-vous.

3.3 Renseignements relatifs à l'utilisation du service : données de rendez-vous, services offerts, zones de service, itinéraires générés, préférences de configuration et historique d'activité.

3.4 Renseignements techniques recueillis automatiquement : adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, pages consultées, données de géolocalisation (avec votre consentement) et journaux de connexion.

3.5 Renseignements relatifs aux communications : numéros de téléphone utilisés pour l'envoi de SMS de confirmation, de rappel ou de notification aux clients de votre entreprise.

4. Consentement

En créant un compte sur Routiva, vous consentez expressément à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

En ce qui concerne les renseignements de vos clients que vous saisissez dans la plateforme, vous déclarez et garantissez que vous avez obtenu le consentement nécessaire de ces personnes pour la collecte et l'utilisation de leurs renseignements, incluant l'envoi de communications par SMS.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant à privacy@routiva.com ou en supprimant votre compte. Le retrait du consentement peut entraîner l'impossibilité d'utiliser certaines fonctionnalités du service.

5. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements recueillis aux fins suivantes :

Fournir, maintenir et améliorer les services de gestion de routes et de rendez-vous. Optimiser les itinéraires de vos techniciens à l'aide de notre technologie d'intelligence artificielle. Envoyer des notifications par SMS à vos clients selon vos instructions (confirmations de rendez-vous, rappels, notifications « en route »). Gérer votre compte, votre facturation et votre abonnement. Assurer le support technique et répondre à vos demandes. Prévenir la fraude et assurer la sécurité de la plateforme. Respecter nos obligations légales.

Nous ne procédons à aucun profilage automatisé et n'utilisons pas vos données à des fins de publicité ciblée.

6. Communication à des tiers

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons communiquer certains renseignements aux fournisseurs de services tiers suivants, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture de nos services :

Supabase Inc. (États-Unis) — hébergement des données et authentification.

Vercel Inc. (États-Unis) — hébergement de l'application.

Telnyx LLC (États-Unis) — envoi de SMS.

Google LLC (États-Unis) — services de cartographie et de géolocalisation.

Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles ils leur sont communiqués.

Nous pouvons également communiquer vos renseignements si la loi l'exige ou dans le cadre d'une procédure judiciaire.

7. Transfert hors Québec

Certains de nos fournisseurs de services sont situés aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être transférés et traités à l'extérieur du Québec. Conformément à la Loi 25, nous nous assurons que ces transferts offrent un niveau de protection adéquat par le biais d'ententes contractuelles appropriées.

Avant tout transfert, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que vos renseignements bénéficient d'une protection équivalente à celle prévue par les lois du Québec.

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables et conformes aux pratiques de l'industrie pour protéger vos renseignements, notamment :

Le chiffrement des mots de passe selon les standards actuels. L'utilisation exclusive de connexions sécurisées (HTTPS/TLS). Un contrôle d'accès basé sur les rôles (Row Level Security) garantissant que chaque entreprise n'accède qu'à ses propres données. La suppression douce (soft delete) des données pour prévenir les pertes accidentelles. Des sauvegardes automatiques quotidiennes de la base de données. Un journal d'activité traçant les actions effectuées sur les données.

9. Conservation des renseignements

Données de compte : conservées tant que votre compte est actif, puis supprimées dans un délai de 30 jours suivant la suppression du compte.

Données de clients et de rendez-vous : conservées tant que votre compte est actif. Les données supprimées sont placées dans une corbeille pendant 90 jours avant suppression définitive.

Journaux d'activité : conservés pendant une période de 12 mois.

Données de facturation : conservées pendant 7 ans conformément aux obligations fiscales applicables.

Données techniques (journaux de connexion) : conservées pendant 12 mois.

10. Témoins de connexion (cookies)

Routiva utilise des témoins de connexion (cookies) strictement nécessaires au fonctionnement de l'application, notamment pour maintenir votre session de connexion. Nous n'utilisons aucun témoin de pistage, de publicité ou d'analyse de tiers.

11. Vos droits

Conformément à la Loi 25 et aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accès : vous pouvez demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également exporter vos données à tout moment depuis votre tableau de bord (Paramètres > Général > Vos données).

Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets.

Droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Droit à la portabilité : vous pouvez obtenir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé (JSON).

Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@routiva.com. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai de 30 jours.

12. Incident de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous nous engageons à aviser la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées dans les meilleurs délais, conformément aux exigences de la Loi 25. Nous tiendrons un registre de tout incident de confidentialité.

13. Mineurs

Routiva est destiné à un usage professionnel par des entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels de personnes mineures. Si nous apprenons qu'un mineur a fourni des renseignements personnels, nous les supprimerons rapidement.

14. Modifications à la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment. Toute modification importante sera communiquée par courriel ou par un avis sur la plateforme au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

15. Contact

Pour toute question, demande ou plainte concernant la présente politique ou la protection de vos renseignements personnels :

Routiva — Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@routiva.com
Courriel général : info@routiva.com
Stoneham-et-Tewkesbury, Québec, Canada

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).